档案收集

档案馆的收集（二）

档案收集2022.7.8

档案馆的收集

一、各类档案馆情况

    如：电影档案馆、城建档案馆。

档案统计局的基本要求;1.准确性\科学性\时效性党

档案统计的步骤与方法:档案统计设计5种    档案统计调查(统计报表.专门调查)2种   档案统计整理(统计整理的基本方法的统计分组)1种     档案统计分析5种

档案检索工具的编制;案卷目录\分类目录\主题目录\专题目录(编制防法:选题-选材-填制卡片-排列)\人名目录(综合性人名目录-专题性人名目简单人名目录)文号索引\全宗指南(全宗号-全宗构成者的名称\起止时间)

的

库房的八防:防(火\水\潮\霉\虫\光\尘\盗)

纸质档案修复技术:1.去污技术()

档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。

鉴定档案的价值：归档鉴定、保管期限鉴定、到期鉴定

档案价值鉴定的标准:自身属性标准\社会需求标准\相对价值标准

各级各类档案馆收集档案范围的规定;国家档案局9号令    2001.11.11通过   2011.11.21实施

档案的收集有8个环节:整理\鉴定\保管\检索\统计\编研和提供利用

档案的收集的要求4个环节:科学组织\信息完整\结构优化\标准控制

档案的收集

钊举文种名称

档案室用房

构成：档案库房，档案阅览用房，档案整理用房，档案人员公办用房

要求：

鉴定档案的价值：归档鉴定、保管期限鉴定、到期鉴定。

各级各类档案收集档案范围的规定：

2011年11月11日通过，2011年11月21日施行.

任务13：档案统计

        第六节    档案统计

 一、档案统计的内容和要求

 （一）档案统计的内容

  .档案统计是对反映和说明档案及档案工作现    象的数量特征进行搜集、整理和分析的活      动。

  .档案统计工作的内容：档案的基本登记、综    合统计。

（二）档案统计的基本要求

   1.准确性   2.科学性   3.时尚性

 二、档案登记

 （一）档案数量与状况登记

   1.案卷目录和卷内文件目录

   2.总登记簿

   3.档案移交（接收）登记簿

   4.全宗名册

 （二）档案利用登记

  1.借阅档案登记簿

  2.档案利用效果登记簿（表）

 三、档案统计的步骤与方法

 （一）档案统计设计

 （二）档案统计调查

 （三）档案统计整理

 （四）档案统计分析

 四、全国档案事业统计年报制度

任务12：档案检索2 标引、检索工具

三、档案标引

   档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。包括：

分类标引：赋予分类号的过程

主题标引：赋予主题词的过程

（四）档案检索工具

   检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

（一）档案检索工具的种类

 1.按体例分

 2.按功能分

 3.按载体形式分

（二）常用档案检索工具的编制

1.案卷文件目录

   案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单    位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定    次序编排而成。具有案卷目录和卷内文件和    目录双重功能。

二种编制方法

 . 先列出案卷条目，接着在下面列出这个案卷    的卷内文件目录，然后按照案卷排列顺序装    订成册；

 . 将所有案卷的卷内文件目录依次排列在案卷    目录之后，并编制页码，将每个案卷的卷内    文件目录所在页次标注在案卷条目的备注栏    内，然后装订成册。

任务11：档案检索1 概述、著录

        第五节  档案检索

  一、档案检索概述

  （一）档案检索的内容

             存储       著录标引

         档案检索       组织检索工具        查找    确定查找内容

             转换检索标识

 （二） 档案检索效率

  检索效率是指通过检索满足利用者利用这里用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档    案检索系统性能以及每一个检索过程质量的    最基本的指标。

1.查全率

2.查准率

* 查全率和查准率之间存在着一种互逆关系。

二、档案著录

    档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

（二）必要项目著录细则

 1.正题名：文件标题和案卷标题

 2.责任者

 3.时间项

 4.分类号

 5.档号

 6.电子文档号

 7.缩微号

 8.主题词或关键词

任务10：档案保管与保护3 档案保护、全宗卷

四、档案保护

   档案保护是指防止档案受损，延缓档案蜕变和抢救、修复受损

   档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。

（一）库房温、湿度的控制

  . 密闭

  . 通风

 （二）库房的“八防”措施

  库房的“八防”

 .防火 .防水 .防潮 .防霉

 .防虫 .防光 .防尘 .防盗

  （三）档案修复

   档案修复是指使受损或退变的档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。

五、全宗卷

   . 全宗卷：由记录和说明全宗立档单位及档      案历史和现状的有关文件材料组成的专门      案卷，是管理全宗档案重要工具。

   . 综合全宗卷：由记录和说明多个全宗立档      单位及档案历史和现状的综合性文件材料      组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案      的重要工具。

    全宗卷的管理

任务9：档案保管与保护2 档案库房管理

 4.档案室用房

.构成

  - 档案库房

  - 档案阅览用房

  - 档案整理用房

  - 档案人员办公用房

.要求

（二）其他保管条件

1. 档案装具

档案架、档案箱、档案柜、密集架、光盘柜、底图柜。不得采用木质贵、玻璃门柜。

2.档案保管设备

空调机、去湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以及档案专用运输设备等。

3. 档案包装材料

 卷皮、卷盒，要求采用无酸材料制成

三、档案库房管理

（一）档案装具的排列编号

 对库房内装具进行有序排列和编号，方便日常管理。

1.合理布局

2.避光通风

3.整齐有序

（二）档案存放

  1.档案的排列存放

  . 档案馆：以全宗为单位排列。一个全宗的     档案尽量集中存放，照片、音像、磁盘、     光盘等特殊载体档案，可以分开存放在专     门的库房。

  . 档案室：一般根据档案的种类实行分类排     列，将同一类别的档案集中存放在一起。

   2.档案存放位置索引

     档案存放位置索引是以表册或卡片的形式      记录和反映档案在库房和装具中存放次序      的管理工具。

   .指名档案存放位置的索引

   .指名库房内装具所存放档案的索引

  （三）档案管理的应急处置

    由人为或自然因素引起的突发性危及或可   能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，   需要采取应急措施加以处置的工作。

  1.档案管理的应急处置预案

  2.档案管理的应急处置措施

   及时报警、组织救援、报告

   做什么？怎么做？谁来做？

  （四）物联网技术的应用

任务8：档案保管与保护1 档案保管的基本条件

二、档案保管的基本条件：

档案保管工作的物质条件：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案包装材料。

（一）档案馆（室）建筑

1.档案馆建设规模和构成

.规模

 - 《档案馆建设标准》（建标103-2008）

 - 《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010)

.按行政区划分

  省、市、县

.构成

-档案库：纸质档案库、印象档案库、光盘库、  缩微拷贝片哭、母片库、特藏库、实物档案  库、图书资料库、其他特殊档案库

-对外服务房：服务大厅（含门厅、寄存处）展  览厅、报告厅、接待室、查阅登记室、目录  室、开放档案阅览室、未开放档案阅览室、   缩微阅览室、音像档案阅览室、电子档案阅览  室、政府公开信息查阅中心、对外利用复印室  和利用者休息室、饮水室、公共卫生间

-档案业务和技术用房：中心控制室、接收档案  用房、整理目录用房、保护技术用房、翻拍洗  印用房、缩微技术用房、音像档案技术用房、  信息化技术房

- 办公用房：符合现行行业标准《办公建筑设   计规范》JCJ67的规定

- 附属用房：警卫室、车库、卫生间、浴室、   医务室、变配电室、水泵房、电梯机房、空   调机房、通讯机房、消防用房

2.档案馆的选址

3.档案馆的建筑设计

.档案馆建筑宜独立建造、当确需与其他工程合  建时，应自成体系