分类方法:年度分类法

                      机构\问题分类法

                     保管期限份类法

归档文件的排列4种

归档文件整理:基本分类\组合\排列\编目

整理方法2种:传统整理方法-----立卷

                    新的整理方法------组件

组件的--组--:包括11大类

组件的---件---;包括11大类

档案不归档:4类

归档时间:每年6月之前

归档工作中档案室的治职责:5类

档号的编制方法:1.全宗号2.案卷目录号3.类别号4.项目号5.案卷号6.年度7.保管期限8.组织机构或问题9.件号10.页张号

档号的编制原则:唯一性\合理性\稳定性\扩充性\简单性

全宗的补充形式:联合全宗\汇集全宗\档案汇集

分类应遵循的基本要求;客观性\逻辑性\可操作性

分类方法;年度\组织机构\问题

档案整理的原则;1.保持文件之间的历史联系2.充分利用原有的整理基础3.便于档案的保管和利用

档案整理;分类-组合-排列-编号-编目

档案整理的类型:1.系统排列和编目\2.局部调整\3.全过程

档号的编制原则：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。

三个部分

机构问题

正本在前

任务15：归档文件整理8 特殊载体档案整理（二）

（二）数码照片档案整理

. 按《数码照片归档与管理规范》DA/T50-     2014整理

. 1.归档要求

  2.分类和排列

  3.编号

. 编号的过程是对数码照片文件进行重命名和   确定归档数码照片号的过程。

  4. 编目

（三）磁性载体档案整理

 . 包括磁带、录音带、磁盘

1.磁性载体文件归档

2.磁性载体文件整理编目

. 归档的盘带必须贴标签，标注编号、档号、    形成日期、密级等。

（四）实物档案管理

. 数量较多的，可将实物档案按载体形式分     类，即奖状类、锦旗类、奖牌类、证书类，   礼品等，每一类再按时间顺序编号；

. 实物数量较少的，可不分类，打破载体形式   界限，直接按归档的时间顺序统一编号；

. 编制目录

   注明档号，荣誉实物名称，颁发机关，颁发    时间，保管期限，存放地点及有关档案的参    件号等。

（五）印章档案管理

任务14：归档文件整理7 特殊载体档案整理（一）

（一）照片档案整理

按《照片档案整理规范》GB/T11821-2002整理

.1.三个照片构成

.三个部分：底片、照片和说明

.三个要素：说明是必备的要素

.2.照片档案的整理要求

. 照片和底片应该分开存放。

. 照片的底片应单独整理并存放在专门制作的   底片册里。

. 照片及其文字说明一同整理并存放在照片册    里。

. 通过系统编号，保持有机联系，便于查找     和利用。

底片的整理

照片的整理

照片说明的编写

文字说明的编写

任务12：归档文件整理5 立卷（二）

（四）拟订（修订）立卷类目

 .立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作   活动和文件材料形成的规律进行预测，对新   年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和   方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件   的类目表。

 .立卷类目的机构包括类号、类目名称、条款   号、条款名称、保管期限、备注等。

      国家邮政局机关归档文件类目表

一、综合司

  （一）秘书处

  1、党中央、国务院对国家邮政局的重要批    示、指示；（永久）

  2、国家邮政局党组会议、局务会议、局长办公会议、局领导主持召开的专题办公会议等会议的记录、纪要；（永久）

  3、秘书处起草的局领导讲话及重要文件和报告；（30年）

  4、全国邮政局局长会议文件材料；（30年）

  ......

（二）综合调研室

 1.负责起草的局领导重要讲话及有关文件材      料；（30年）

 2.上报党中央、国务院领导同志及给国务院      相关部位的专题报告；（永久）

  ......

  4、《邮政政务信息》等资料：（10年）

（五）平时归卷

  . 按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要     求，在日常工作中随时将已办理完毕的文     件材料归类、归卷（或组卷）

  . 目的是加强文件的日常管理，为立卷归档     工作奠定基础。

  . 主要措施

  .（1）建立和健全平时归卷制度。

  .（2）要有平时归卷的物质条件。

  .（3）注意平时的清查和归卷。

 （六）卷内文件的排列与编目

  .1.排列卷内文件

   2.编页（件）号

  .3.填写卷内文件目录

  .4.填写卷内备考表

  .5.拟写案卷题名

  .6.填写案卷封面

  .7.装订案卷

（七）案卷的排列与编目

  .1.排列案卷

  .2.编制案卷号

  .3.编制案卷目录

任务13：归档文件整理6 行政处罚案件档案整理、会计核算材料整理

一、行政处罚案件档案整理

   行政处罚案件档案整理就是对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目、装订。

.1、分类

.2、组卷

.3、排列、编号、卷内目录的编制

三、会计核算材料整理

 . 会计档案是指在会计核算活动中形成的具      有保存价值的原始记录。

（一）会计核算材料的归档

   1、归档范围

   2、归档时间

   3、归档要求和手续

（二）会计档案整理

   1.区分核算单位

   2.会计档案分类

   3.会计档案的组卷

   4.会计档案的编目

（三）会计档案的鉴定与销毁

   1.会计档案的鉴定

   2.会计档案的销毁

. 四、特殊载体档案整理

.（一）照片档案整理

.（二）数码照片档案整理

.（三）磁性载体档案整理

.（四）实物档案整理          

任务11：归档文件整理4 立卷（一）

二、立卷——传统整理方法

 .文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保   存价值的文件材料，根据文件之间固有的联   系及形成的规律，组成案卷的过程称为立     卷。

 .立卷工作是文书工作的重要组成部分

 （一）立卷基础

  .1、立卷的含义

    必须是办理完毕的文件材料才可立卷

    必须是具有保存价值的文件材料才能归档  保存

     必须按文件在形成过程中的联系及规律组  成答卷

  .2.立卷特征

     就是在立卷过程中，按文件的基本特征确   定文件分类和组卷原则和依据，即按文件特   征分类和组卷。

     问题特征、作者特征、名称特征、时间特   征、地区特征、通讯者特征、

  .（1）按问题特征立卷

  . 按不同事件、问题、项目等形成的文件进     行分类和组卷。

  .（2）按作者特征立卷

  . 按文件的责任者进行分类和组卷。

  .（3）按名称特征立卷

  . 按名称（文种）进行分类和组卷。

  .（4）按时间特征立卷

  . 就是按文件的形成时间或文件内容针对的     事件进行分类和组卷。

  .（5）按地区特征立卷

  . 就是按文件内容所反映的不同行政区或自     然区域进行分类和组卷。

  .（6）按通讯者特征立卷

  . 按因同一问题进行工作联系而形成文件往     来通讯关系的两个单位进行分类和组卷。

  .（7）按文件其他特征立卷

  . 立卷特征综合运用

  . 在实际工作中，一般要综合运用两个以上     立卷特征来进行分类和组卷

（二）立卷环节的选择

  . 立卷环节的选择就是一个单位形成的文件     材料由谁来立卷

  .1、部门立卷

    及文书处理部门立卷，就是由文书处理部  门或人员承担文件材料立卷工作的一种立卷环  节模式。

    包括集中式、部门式等具体模式

  .2、文件处理部门与机关档案室结合立卷

    以机关文件处理部门或人员为主，由文件  处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料  立卷工作的一种立卷环节模式。

  有组织型、分工型、兼职型、三种基本类型

 （三）立卷的准备工作

  .1、立卷工作会议

  .2、立卷业务培训

  .3、文件材料的收集和清理

  .4、机关档案室在立卷工作中的作用

      即机关档案室的业务指导和监督等

任务10：归档文件整理3 组件（三）

（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

1、修整

   归档文件装订前，应对不符合要求的文件进行修整。

2、装订

   永久保管的归档文件，宜采用线装法装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

3、编页

   纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

4、装盒

   将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目。

   （1）装盒要求

   （2）填写相关内容

5、排架       

任务9：归档文件整理2 组件（二）

2.分类

.分类方法：

   年度分类法

   机构/问题分类法

   保管期限分类法

.分类方案：

.（1）年度—机构（问题）—保管期限（例1、例2）

.（2）年度—保管期限—机构（问题）（例3、例4）

.（3）年度—保管期限（例5）

3.归档文件的排列

4.归档文件的编号

编写档号

. 归档文件应以分类方案和排列顺序编写档     号。

. 档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、   扩充性、简单性原则。

. 档号的结构宜为：

   全宗号-档案门类代码.年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

归档文件目录

. 归档文件应逐渐编目，目录中一件只体现一   条条目。

  如：来文与复文件为一件时，对复文的编目    应体现来文内容。

. 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容   和形式特征，方便检索和利用。

. 归档文件目录包括序号、档号、责任者、文   号、题名、日期、密集、页数和备注等项     目。

. 归档文件目录格式及注意事项

. 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制

. 采用国际标准A4负面横排

. 归档文件目录应打印装订成册并编制封面

. 归档文件目录封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目

任务8：归档文件整理1 组件（一）

第三部分 归档文件整理

.含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化  的归档文件、进行基本分类、组合、排列和编  目，使之系统化的过程。

.整理方法

.传统整理方法——立卷

.新的整理方法——组件

一、组件——新的整理方法

 .《归档文件整理规则》2000年12月6日颁布    实施，2015年修订，10月25日发布，2016    年6月1日实施。是我国文件和档案工作改      革的一项重要举措。

 . 归档文件整理

   将归档文件以件为单位进行组件、分类、排  列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修  正、装订、便也、装盒、排架；电子文件还包  括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、  存储等），使之有序化的过程。

.（一）组件的意义

  1.有利于提高和控制档案的质量。

  2.有利于在降低资源耗费的同时、提高归档     文件整理的效率。

  3.便于深化档案信息资源开发、利用和管       理。

  4.更适应现代化的计算机管理。

  （二）归档文件整理基本步骤与一般要求

  1.组件