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电子文件：以二进制数学代码记录和表示；应一定的业务和活动需要再社会活动中产生，判断是否为电子文件的首要标准；由内容（主题信息，表达作者）、结构（信息的的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构）、背景（证明真实性和完整性）组成，这是电子文件三大基本构成要素

内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的首要条件

电子文件按信息存在形式分：文本文件、数据文件（电子表格、数据库）、图形文件（设计模型、图纸、图画）、图像文件（照片、扫描图片）、影像文件、声音文件、程序文件（计算机软件，其中源程序是纯文本文件）、多媒体文件（多种信息形成的文件：PPT）、超文本文件（包含信息链接：网页）

电子文件按生成系统分：电子公文、政务服务事项电子文件（各类行政事项）、数据库文件、电子邮件（公务、暂时性公务、私人）、网页文件、计算机辅助设计文件、地理信息系统文件

电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档的电子文件

元数据通常称为“关于数据的数据”，用于描述和定义数据：电子文件和电子档案的本身；电子文件和电子档案的整个管理过程，包括形成、归档、管理、移交、永久保存或销毁