2015年出版的《文书档案收集与整理》

档案整理工作

档案整理：按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。

档案整理方法：

以卷为管理单位

以件为管理单位

档案整理一般程序

从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位 历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

制定档案分类方案（见摘记）

综合档案室（按职能分类1）（见摘记2）

综合档案室（按职能分类2）（见摘记3）

综合档案室（按职能分类3）（见摘记4）

3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的要求

1、已办理完毕的，有保存价值的

2、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系

3、区分不同价值

4、便于档案的保管和利用

一、文书档案整理

1、归档范围：凡是对本单位 工作具有查考利用价值的文件材料均需归档

有保存价值的上级文件；

本单位的发文和有保存价值的“帐外文件”；

有保存价值的下级文件

2、归档时间

第二年上半年集中归档

随时归档（OA环境下、按件整理）

按《归档文件整理规则》进行整理

1、纸质文件：组件、修整、装订、分类、排列、编号 、编页、编目、装盒、排架；

2、电子文件：组件、分类、排列、编号、编目、格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。

（1）组件：a 件的组成

*归档文件一般以每份文件为一年。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为，会议记录一年一本的，一本为一年；

*来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

*与文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

b  件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附近在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。