业务档案的整理

件页页数

查找 的项目

卷内目录 

备注

案件名称处理结果方便利用

程序化

2、文件修整

为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

一般包括：

（1）修裱规格较小或破损的文件；

（2）复制字迹模糊或易褪变的文件；

（3）折叠超大的文件；

（4）去除文件上易锈蚀的金属物。

3、文件装订

（1）装订规则

归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前、定稿在后；正文在彰，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

（2）装订方法

线装

4、分类

（1）分类方法

年度分类（以文件签发时间分，跨年度，附注加以说明 ）

机构/问题分类法

保管期限分类法

（2）分类方案

a  年度——机构（问题）——保管期限

b  年度——保管期限——机构（问题）

c  年度——保管期限

5、排列

（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6、编号

（1）归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

（2）档号的结构宜为

全宗号——档案门类代码.年度——保管期限——机构（问题）代码——件号

J109（全宗号）WS文书2011（年度）Y永久BG办公室0001（件号）

具体见摘记5

归档章样式

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料

全宗号            年度                 件号

机构或问题     保管期限          页数

J109         2010        12

办公室       永久          8

7、编页
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8、编目

（1）归档文件应该依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》，包括：归档文件目录和归档文件目录封面

（2）归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

（3）归档文件目录设置档号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级和备注等项目

9、装盒

（1）将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（2）档案盒封面应标明全宗名称。

（3）装盒的要求：

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒

不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒  

分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

10.排架

（1）归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

（2）归档文件按年度 ——机构（问题）——保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

（3）归档文件按年度——保管期限 ——机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

归档电子文件的整理要求

1、归档电子文件组件（件的组织 ）、分类、排列 、编号 、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。

2、归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894《电子文件归档与管理规范》、DA/T48《基于XML电子文件封装规范》、DA/T38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等标准执行。

3、归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。

归档电子文件的格式转换

1、确保归档后电子文件可用性，实现长期保存

2、电子文件归档格式要求：通用，开放

3、应当具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，支持向长期保存格式转换

4、文书类电子文件，即电子公文归档格式：

正本、定稿和公文处理单位应以OFD、PDF、PDF/A等版本文档格式归档保存。

彩色留痕稿及重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等格式归档保存。

元数据收集

1、元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据

2、电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息

3、按照DA/T46《文书类电子文件元数据方案》执行

浙江省省直单位 的电子公文元数据采集项目

1、基本描述（文件级）信息

立档单位名称、电子文档号、责任者、正题 名、文件编号、文件形成时间、页数、主题词、附件、密级、稿本、主送单位、抄送单位、附注、收发文类别

2、原件信息

立档单位 名称、电子文档号、电子文件名称 、存储位置、创建时间、最后修改时间、文件大小、文件格式、电子签名批示符、硬件环境、软件环境（信息系统描述）、备注

3、形成或处理过程信息

立档单位名称、电子文档号、处理类型、处理者、处理部门、处理时间、处理意见 、处理后发出时间、接收时间

4、档案管理信息

立档单位名称 、电子文档叼、纸质文件参照号、保管期限、公开控制符

归档数据包组织

1、归档、进馆按照,《基于XML电子文件封装规范》DA/T48执行

2、将电子文件及其对应的元数据组合打包成一个文件，便于对电子文件、元数据里进行查看和浏览。

3、归档数据包通过封装将一份电子文件的各种元数据 （包括文件实体、机构人员、业务实体等）和电子文件内容（包括组成 该电子文件全部文档、组件）全部组合在一起。

4、归档数据包与计算机软硬件无关。

5、归档数据包还具有电子 签名验证功能和封装包修功能 

存储

1、第一层级文件夹为全宗号，如J109

2、第二层级文件夹为档案门类，如WS

3、第三层级文件夹为年度，如2014

4、第四层级文件为保管期限，如Y.D

5、第五层级文件夹为机构（问题）

6、第六层级文件来为件号

7、在伯号文件夹内存储该件电子档案包含的全部计算机文件

8、J109/WS/2014/Y（或D)/机构（问题）/每个文件夹

立卷整理——以卷为管理单位

案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位

立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程

《文书档案案卷格式》GB/T9705-2008

档案分类

（一）常用方法

1、年度分类法

将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。

一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。

2、问题分类法

将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

年度与问题分类法

如：2000 年    党群类    2001年        党群类

              行政类                          行政类

              教学类                         教学类

              外事类                         外事类

综合类        2000年          业务类  2000年

    2001年                                   2001年

   2002年                                   20022年

立卷方法

按照立卷的“六个特征”，即问题、作者、名称 （文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷

1、按问题特征立卷

将同一事件、问题或项目的文件组成案卷

2、按作者特征立卷

将同一作者的一些文件组成案卷

3、按文种（名称 ）特征立卷

将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间特征立卷

按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成 案卷

5、近通讯者特征立卷

将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷

6、近地区特征立卷

将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷

实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷。如“XX市委党委会2008的会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征。

卷内文件整理

（一）检查调整组卷

（二）卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列

按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、注意文件间的联系。

一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后；复文 在前，去文在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号

文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。

单价装订的案卷应在每件文件的首页上端空白处加疬档号章，并逐件编写件号。

全宗号     目录 号/年度     案卷号    件号

（三）编制卷内文件目录（见摘记5）

（四）填写备考表

备考表放在卷内文件之后，用来注明 卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

                   （ 全   宗   名   称）

                      （类  目  名  称）

                        （案 卷 题 名）

自   年     月至    年   月            保管期限

本卷共    件  页                         归档号

                       全宗号   目录号   案卷号

类内案卷排列

1、案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。

2、基本方法有：按保额期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列；按问题排列。

编制案卷目录

包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷事情、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目）

档案上架

档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架

                     二、业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体及行业要求，突出业务特色。

为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。

业务档案的整理

1、业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行

2、人事档案以人为单位进行整理

3、行政处罚案件档案以案件为单位进行整理