在系统监控下流转、包岑电子文件关键节点、要素齐全完整、通用格式、整理

电子档案单套管理

主要背景

基本思路

一般要求（最低需求）

可行性评估

核心概念

电子档案单套管理：仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。

单套制：电子文件在归档、保存、移交时仅以数字形式呈现。

单轨制：通过系统完成电子文件流转、办理的全过程。

数字连续性：在文件连续体框架内信息得以保管和利用的能力。

1994年提出的电子档案馆

1996年戴维比尔曼提出的虚拟档案馆等概念

电子档案系统安全分为等保和分保。

存储要专用，不能混用，要独立存储。

尽可能不依托系统，保证数据的安全。

备份分为应用备份和数据。

质是通过什么形式备份的，电介质是指固态硬盘。

关注介质的寿命

三二一备份规则变成三二一 一零备份规则。

三份数据 两种存储载体 1一份异地保存 1份离线保存 零错误率

4.可行性评估：电子档案单套管理每三年至少进行一次复评。5个一级指标，13个二级指标，26个三级指标。

安全建设：

系统安全：应满足网络安全等级保护要求或涉密信息系统安全分级保护要求。

存储备份：应为电子档案配置专用在线存储设备，应以独立的方式存储电子档案。选择两种以上的方式进行备份。

转换迁移：

安全检测：应对电子文件归档和电子档案移交接收环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，电子文件归档后，每年至少进行1次检测。及时告警。

审计跟踪

资源建设与管理：

资源建设——解决形成、收集、整理、归档问题

资源管理——解决规范管理问题

整理与归档：移交检测、接收检测、移交登记、提交、接收确认。

归档以后电子档案单套制管理是否符合要求：

1.看文件  2.看收集  3.看格式  4.看整理  5.看封装

6.看检测   7.看登记

1.延续性：整理、格式、元数据、命名、存储

2.整体性：满足制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理要求。

来源可靠、程序规范、要素合规、安全管理原则

3.必需性：（必要性）可靠的系统、管理制度、经费和人员配备、培训。

一看文件

二看收集

三看格式

四看整理

五看封装

六看检测

七看登记

业务系统

归档期

电子档案单套管理每三年至少进行一次复评

监控流转 保留节点 要素齐全 通用格式 整理封装 要线归档

制度建设

管理制度、技术和工作

资源建设与管理 要求

办公自动化系统

系统部署和衔接

3 资源建设与管理
·8.1资源建设----->解决形成/收集/整理/归档问题
监控流转、保留节点、要素齐全、通用格式、整理封装、在线归档
·8.2 资源管理----->解决规范管理问题
( 命名存储、管理利用、鉴定销毁、依法移交 )

监控流转
保留节点
要素齐全
通用格式
整理封装
8.1.1 电子文件在形成和流转过程中，应满足以下要求:

a)电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成或导入办公自动化系统、业务系统，并一直在系统监控下流转，不存在脱离系统监控的情况;

b)保存电子文件关键节点(如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档、管理等 ) 修改痕迹和管理过程元数据;

c)电子文件组件和构成要素齐全完整电子文件与相关元数据保持关联关系。

8.1.2 电子文件应以通用格式形成、收集，或在归档前转换为通用格式

8.1.3 电子文件应按照GB/T 18894-2016、DA/T 22-2015进行整理，封装形成存档信息包。

8.1.4 电子文件归档应通过归档接口由办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统在线完成，由电子档案管理系统完成登记并赋予档号

命名存储
管理利用
鉴定销毁
依法移交
·8.2.1 电子档案应以档号为基础命名，并按照档号构成项逐级建立文件夹进行存储。电子档案元数据应转化为XML等文件并与电子档案统一存放。

·8.2.2 应建立电子档案目录，与电子档案建立关联关系，保持一一对应。

8.2.3 电子档案应严格按照电子档案管理权限和工作程序进行管理、利用采取措施保证无非法访问和超越权限的访问，保证电子档案不被非法篡改

·8.2.4 电子档案保管期限届满，应由系统自动提示并按照流程开展鉴定

8.2.5 电子档案达到移交期限，应按照电子档案移交与接收的相关规定向档案馆移交。

一看文件，要求合法有效。要求形成的电子文件具备规范的格式规范印章，具有国家规定的公文样式和生效要件
二看收集，要求齐全完整。要求电子文件的稿本和元数据都要齐全完整。各种稿本“不能多不能少”;元数据“可以多不能少”
三看格式，要求版式固化。格式不符合要求的，应当进行格式转换。

四看整理，要求规范有序。按照《归档文件整理规则》 (DA/T 22-2015)要求对电子文件进行整理。
五看封装，要求结构科学。归档信息包要与档号实现“三结合”
六看检测，要求四性通过
七看登记，要求交接合规，根据情况按批次或按件形成固定样式的《电子文件归档登记表》。

01
主要背景
(核心概念、必要性、可行性)

1 核心概念
电子档案单套管理: 仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。
单套制:电子文件在归档、 保存、移交时仅以数字形式呈现。
单轨制:通过系统完成电子文件流转办理的全过程。
数字连续性:在文件连续体框架内信息得以保管和利用的能力。
(双套制 /混合单套制)

2 必要性分析
·与国际通行做法保持一致（国际做法 )

·应对数字化转型必然要求（行业压力 )

·档案信息化工作发展需要（内生动力 )

01与国际通行做法保持同步
02 应对数字化转型必然要求
03 档案信息化工作发展需要
美国

2012年NARA联合OMB发布《政府文件管理指令》 (M-12-18) 提出2016年电子邮件电子化管理、2019年永久电子文件电子化管理的目标:2019年NARA联合OMB发布《向电子文件转型》(M-19-21)，要求2022年所有联邦机构文件以电子格式管理和移交。

加拿大

《数字化2017》政策规定，2017年4月1日之后创建的原生电子文件应以数字方式 转移到档案馆，数字化纸质文件也应以数字化方式进行移交。

澳大利亚

《数字连续性2020战略》及其补充政策要求，2016年起所有电子文件须以数字形式生成和移交，不移交文件由各机构以数字形式管理。

新西兰

2017年《授权仅以电子形式保存公共文件》全面批准公共机构仅保留电子形式的文件。

芬兰

2016年芬兰国家档案馆启动“最大程度数字化”项目，将对各国家政府机构中永久或长期保存的印刷文件数字化，数字化后原始打印文档将被销毁，以实现完全电子化的操作环境

3 可行性分析
·档案法确认电子档案法律效力 (提供法律保障 )

·数字档案馆室建设的成功实施(提供系统思路 )

·电子文件归档和管理丰富实践(提供技术方案 )

档案法确认电子档案法律效力(提供法律保障
《档案法》第三十七条:电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
《最高人民法院关于修改《关于民事诉讼证据的若干规定》的决定》第九十四条电子数据存在下列情形的，人民法院可以确认其真实性，但有足以反驳的相反证据的除外: (四) 以档案管理方式保管的。

2004年8月28日通过《电子签名法》，2015年、2019年两次修正;2012年3月14日第十一届全国人民代表大会第五次会议《关于修改(中华人民共和国刑事诉讼法》的决定》;
2012年8月通过的《全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国民事诉讼法的决定》;
2014年11月1日第十二届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议《关于修改<中华人民共和国行政诉讼法>的决定》;
2016年9月20日最高人民法院、最高人民检察院、公安部《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》 (法发[2016]22号);
2018年9月6日最高人民法院发布实施《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》(法释[2018]16号);
2019年12月25日《最高人民法院关于修改《关于民事At+A 据的若干规定》的决定》( 法释[2019]19号);
2020年6月20日修订《中华人民共和国档案法》。

电子文件归档和管理丰富实践(提供技术方案 电子公文(《党政机关电子公文处理工作办法》 )政务在线服务(《国务院关于在线政务服务的若干规定》 )
·电子发票、电子证照
企业数字化转型

可行性评估