业务档案的整理

件页页数

查找 的项目

卷内目录 

备注

案件名称处理结果方便利用

程序化

2015年出版的《文书档案收集与整理》

不归档范围重点学习

2、文件修整

为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

一般包括：

（1）修裱规格较小或破损的文件；

（2）复制字迹模糊或易褪变的文件；

（3）折叠超大的文件；

（4）去除文件上易锈蚀的金属物。

3、文件装订

（1）装订规则

归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前、定稿在后；正文在彰，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

（2）装订方法

线装

4、分类

（1）分类方法

年度分类（以文件签发时间分，跨年度，附注加以说明 ）

机构/问题分类法

保管期限分类法

（2）分类方案

a  年度——机构（问题）——保管期限

b  年度——保管期限——机构（问题）

c  年度——保管期限

5、排列

（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6、编号

（1）归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

（2）档号的结构宜为

全宗号——档案门类代码.年度——保管期限——机构（问题）代码——件号

J109（全宗号）WS文书2011（年度）Y永久BG办公室0001（件号）

具体见摘记5

归档章样式

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料

全宗号            年度                 件号

机构或问题     保管期限          页数

J109         2010        12

办公室       永久          8

7、编页
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8、编目

（1）归档文件应该依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》，包括：归档文件目录和归档文件目录封面

（2）归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

（3）归档文件目录设置档号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级和备注等项目

9、装盒

（1）将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（2）档案盒封面应标明全宗名称。

（3）装盒的要求：

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒

不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒  

分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

10.排架

（1）归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

（2）归档文件按年度 ——机构（问题）——保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

（3）归档文件按年度——保管期限 ——机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

归档电子文件的整理要求

1、归档电子文件组件（件的组织 ）、分类、排列 、编号 、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。

2、归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894《电子文件归档与管理规范》、DA/T48《基于XML电子文件封装规范》、DA/T38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等标准执行。

3、归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。

归档电子文件的格式转换

1、确保归档后电子文件可用性，实现长期保存

2、电子文件归档格式要求：通用，开放

3、应当具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，支持向长期保存格式转换

4、文书类电子文件，即电子公文归档格式：

正本、定稿和公文处理单位应以OFD、PDF、PDF/A等版本文档格式归档保存。

彩色留痕稿及重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等格式归档保存。

元数据收集

1、元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据

2、电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息

3、按照DA/T46《文书类电子文件元数据方案》执行

浙江省省直单位 的电子公文元数据采集项目

1、基本描述（文件级）信息

立档单位名称、电子文档号、责任者、正题 名、文件编号、文件形成时间、页数、主题词、附件、密级、稿本、主送单位、抄送单位、附注、收发文类别

2、原件信息

立档单位 名称、电子文档号、电子文件名称 、存储位置、创建时间、最后修改时间、文件大小、文件格式、电子签名批示符、硬件环境、软件环境（信息系统描述）、备注

3、形成或处理过程信息

立档单位名称、电子文档号、处理类型、处理者、处理部门、处理时间、处理意见 、处理后发出时间、接收时间

4、档案管理信息

立档单位名称 、电子文档叼、纸质文件参照号、保管期限、公开控制符

归档数据包组织

1、归档、进馆按照,《基于XML电子文件封装规范》DA/T48执行

2、将电子文件及其对应的元数据组合打包成一个文件，便于对电子文件、元数据里进行查看和浏览。

3、归档数据包通过封装将一份电子文件的各种元数据 （包括文件实体、机构人员、业务实体等）和电子文件内容（包括组成 该电子文件全部文档、组件）全部组合在一起。

4、归档数据包与计算机软硬件无关。

5、归档数据包还具有电子 签名验证功能和封装包修功能 

存储

1、第一层级文件夹为全宗号，如J109

2、第二层级文件夹为档案门类，如WS

3、第三层级文件夹为年度，如2014

4、第四层级文件为保管期限，如Y.D

5、第五层级文件夹为机构（问题）

6、第六层级文件来为件号

7、在伯号文件夹内存储该件电子档案包含的全部计算机文件

8、J109/WS/2014/Y（或D)/机构（问题）/每个文件夹

立卷整理——以卷为管理单位

案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位

立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程

《文书档案案卷格式》GB/T9705-2008

档案分类

（一）常用方法

1、年度分类法

将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。

一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。

2、问题分类法

将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

年度与问题分类法

如：2000 年    党群类    2001年        党群类

              行政类                          行政类

              教学类                         教学类

              外事类                         外事类

综合类        2000年          业务类  2000年

    2001年                                   2001年

   2002年                                   20022年

立卷方法

按照立卷的“六个特征”，即问题、作者、名称 （文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷

1、按问题特征立卷

将同一事件、问题或项目的文件组成案卷

2、按作者特征立卷

将同一作者的一些文件组成案卷

3、按文种（名称 ）特征立卷

将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间特征立卷

按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成 案卷

5、近通讯者特征立卷

将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷

6、近地区特征立卷

将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷

实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷。如“XX市委党委会2008的会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征。

卷内文件整理

（一）检查调整组卷

（二）卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列

按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、注意文件间的联系。

一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后；复文 在前，去文在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号

文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。

单价装订的案卷应在每件文件的首页上端空白处加疬档号章，并逐件编写件号。

全宗号     目录 号/年度     案卷号    件号

（三）编制卷内文件目录（见摘记5）

（四）填写备考表

备考表放在卷内文件之后，用来注明 卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

                   （ 全   宗   名   称）

                      （类  目  名  称）

                        （案 卷 题 名）

自   年     月至    年   月            保管期限

本卷共    件  页                         归档号

                       全宗号   目录号   案卷号

类内案卷排列

1、案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。

2、基本方法有：按保额期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列；按问题排列。

编制案卷目录

包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷事情、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目）

档案上架

档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架

                     二、业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体及行业要求，突出业务特色。

为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。

业务档案的整理

1、业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行

2、人事档案以人为单位进行整理

3、行政处罚案件档案以案件为单位进行整理

档案整理工作

档案整理：按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。

档案整理方法：

以卷为管理单位

以件为管理单位

档案整理一般程序

从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位 历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

制定档案分类方案（见摘记）

综合档案室（按职能分类1）（见摘记2）

综合档案室（按职能分类2）（见摘记3）

综合档案室（按职能分类3）（见摘记4）

3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的要求

1、已办理完毕的，有保存价值的

2、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系

3、区分不同价值

4、便于档案的保管和利用

一、文书档案整理

1、归档范围：凡是对本单位 工作具有查考利用价值的文件材料均需归档

有保存价值的上级文件；

本单位的发文和有保存价值的“帐外文件”；

有保存价值的下级文件

2、归档时间

第二年上半年集中归档

随时归档（OA环境下、按件整理）

按《归档文件整理规则》进行整理

1、纸质文件：组件、修整、装订、分类、排列、编号 、编页、编目、装盒、排架；

2、电子文件：组件、分类、排列、编号、编目、格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。

（1）组件：a 件的组成

*归档文件一般以每份文件为一年。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为，会议记录一年一本的，一本为一年；

*来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

*与文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

b  件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附近在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

文书档案收集与整理

档案监管管理处  赵真

档案的收集工作

定义：将在各项工作活动中形成并办理完毕的对日后工作有查考利用价值的文件，经初步整理以后，定期从各个部门汇集到档案部门集中保存，这个过程就是档案的收集工作，简称归档。

收集工作是档案工作中的首要环节，是体现集中统一管理原则的首要具体措施，其质量的高低直接关系到档案工作的其他环节。

制定依据

国家档案局令第8、10号

1、8号令《机关谁的材料归档范围和文书档案保管期限规定》

2、10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

3、79号令《会计档案管理办法》

4、13号令《建设项目档案管理规范》

5、《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2

6、《照片档案管理规范》DA/T11821

7、数码照片归档与管理规范》DA/T50

8、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》

归档范围

18号令第三条  机关文件材料归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

不归档范围

第四条机关文件材料不归档范围是：

1、上级机关的文件材料避，普发性不需本机关办理的文件材料，任免 、奖牌非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责一人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映 ，抄报或越级抄报的文件材料。

文书档案保额期限表

1、本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1请示、批复 、通知、名单、议程、报告、讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

1.2大会发言、人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

1.4讨论未通过的文件

2、本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、体体委员会会议，政府常务会、办公 会议的文件材料

2.1公报、决议、决定、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）2.2讨论未通过的文件（10年）

3、本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

4、本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）

4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

4.2典型材料、代表发表材料、交流材料、简报（30年）

5、机关联合召开会议的文件材料

5.1本机关为主办的

5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

5.1.2典型材料、代表发主材料、交流材料、简报（30年）

5.2本机关为协办的

5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结 、决议 、决定 、纪要的复件肉牛 或副本（30年）

5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复件或副本（10年）

6、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计（永久）

6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）

6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）

7、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

7.1重要的（永久）

7.2一般的（30年）

7.3本地区、本机关工作汇报材料（30年）

8、本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法制性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1重要业务问题的（永久）

8.2.2一般业务问题（30年）

8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的要函、批复等文件材料

8.3.1重要业务问题（永久 ）

8.3.2一般业务问题（30年）

8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

8.5机关联合行文的文件材料

8.5.1本机关为主办

8.5.1.1重要业务问题的（永久）

8.5.1.2一般业务问题的（30年）

8.5.2本机关为协办的

85.2.1重要业务问题的（30年）

8.5.2.2一般业务问题的（10年）

8.6本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1大事记、组织沿革等（永久）

8.6.2简报、情况反馈、工作信息等（10年）

8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

8.7.2执法检查情况汇总、通报、整改通知等（永久 ）

8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

8.7.3.420年以下的有效许可证、执照、资质班上、资格症等的审批、管理文件材料（30年）

8.7.4行政管理工作中忝的备案文件材料

8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1重要的（永久）

8.7.5.2一般的（30年）

8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

8.8.2年度以下的计划、总结 、统计 材料（10年）

8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

8.9出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访外事活动形成的文件材料

8.9.1发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要等（永久）

8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录（30年）

9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工和、保卫、信访工作文件材料

9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

9.2人事工作制度、规定、办法等文件（30年）

9.3人事任免文件（永久）

9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1受县级（含 ）以上表彰、奖励的930rh )

9.4.2受县级以下表奖励的（30年）

9.5对本机关有关人员的处分规则

9.5.1受到警告、（不含）以上处分的（永久）9.5.2受到警告处分的（30年）

9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

9.7人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久 ）

9.9职工名册（永久）

9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1工作报告、总结 、换届选举结果（永久）

9.10.2重要专项活动的报告、总结等（永久）9.10.3党团员、工会会员名册、批准加入党团、工会组织的文件材料（永久）

9.10.4情况反映、工作简报（10年）

9.11纪检、监察工和中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1重要的（永久）

9.11.2一般的（30年）

9.12保卫部门的安全检查、调查记录（10年）

9.13本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1有领导重要批示和处理结果的（永久）

9.13.2其他有处理结果的（30年）

10本机关事务管理文件材料

10.1房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）

10.2一有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1重要的（永久）

10.202一般的（10年）

10.3接待工作的计划、方案

10.3.1重要的（永久 ）

10.3.2一般的（10年）

10.4机关财务预算（30年）

10.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调援、保险、事故、转让等文件材料（30年）

10.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1重要的（永久 ）

10.6.2一般的（10年）

10.7职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

11上级机关制发的文件材料

11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1重要的（永久）

11.1.2一般的（10年）

11.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

11.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）

12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

13下级机关报送的文件材料

13.1重大问题的专题报告（30年）

13.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料、10年工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）