全宗名册

档案管理的主要研究对象：

档案的收集、整理、坚定、保管、检索、统计、编研和提供利用

五、档案统计

总登记簿（档案数量与状况、档案利用登记、档案事业统计报表）

检索工具

是目录、索引、指南

种类：按体例分

常用档案检索工具的编制

全宗指南，以称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的 一种档案检索工具

全宗结构：

指南名称、全宗来源简况（形成和职能；曾用名称；数量、收集-接收-移交-寄存）

内容与成分介绍

综合概括的方法介绍（）

文字叙述内容，并列举文种名称

档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；列出该档案文件的检索要素；对其档案文件内容单独介绍。

涉密文件不要提也不要做介绍

4、检索查阅注意事项内容

可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称

机读目录、手工检索工具条目的数量

纸质档案数字化副本的画幅数量能及占全宗档案总数比例的情况

纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案数量比例的情况

非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况

档案著录

进行分析、选择和记录的过程

内容特征：表现为档案的主题词、分类号、摘要等

形式特征：档案的外在表现因素，如题名、责任者、形成时间、文种、载体、档号

档案标引：分类标引、主题标引

四、档案检索

1、档案

存储：著录标引、组织检索工具

查找：确定查找内容、转换检索标识

2、检索效率

查全率=检索出的有关档案数

查准率=检索出的有关档案

（五）全宗卷

由记录和说明全宗立档单位及档案

历史和现状的有关文件材料组成的专门

档案馆应以全宗为单位编制全宗卷

内容构成：收集类、整理类、鉴定类、保管类、统计类、利用类、新技术应用类

全宗卷的整理：装订、分类、排序、编号、编制目录、装盒

全宗卷的管理：

保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本检索工具放在一管理（目录放一起）

档案室建立全宗卷，宜采用双套制。也就是移交一套，自己单位留一套。

（四）档案保护

1、库房温、湿度的控制

温度14-24

相对湿度：45-60

2、库房的“八防”措施

防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗

3、档案修复

(三)档案库房管理

1、档案装具的排列编号

（1）合理布局

架柜间的主要 通道宽度

避光通风

装具的排列与有窗户的墙面垂直

整齐有序档案

编号

2、档案存放 

档案馆：以全宗为单位排列

档案室：分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起

方便调取

3、档案管理 的应急处置

做什么？怎么做？谁来做？

4、物联网技术的应用

（二）档案保管的基本条件

档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。

载荷符合规定要求（安装密集架时楼板的

承重）

档案装具：档案架、档案箱、档案柜、密集架

设备：空调机、去湿机、温湿度测、

包装材料：无酸材料卷皮、卷盒

档案保管的内容和要求

1、档案保管的内容

档案库房管理

档案流动过程中的保护

保护档案的专门措施

2、档案保管的基本要求

以防为主，防治结合

加强重点，照顾一般

档案鉴定的组织的方法

1、档案鉴定的组织

档案室：鉴定小组

成员：机关分管负责人任组长，档案部门、有关业务部门的人员

2、档案鉴定的方法

档案鉴定的基本方法 直接鉴定法，以案卷为基本单位，逐卷逐件逐页地审查档案材料。

文件的处置：

以其中最重要的文件价值来确定案卷的保管期限

重要案卷内发现个别无需继续保存的档案，不必拆卷取出销毁。

在需要销毁的案卷内发现个别重要档案，则须将其取出另行保管，其他档案销毁。

3、档案销毁

经分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。瞤

销毁清册：登录被销毁档案的顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码、数量、备注等，并由责任人审批签名。

国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

档案保管期限表

1、类型：

通用档案保管期限

专门档案保管期限表

同系统机关档案保管期限表

同类型机关档案保管期限表

机关档案保管期限表

各种类型的档案保管期限表不能缩短标准档案保期限表所规定的保管期限，但可延长保管期限

2、档案保管期限表

顺序号：采用层累制结构编号

条款：是一组类型相同的档案文件的名称。概括档案文件的来源、内容和形式。

保管期限：保管期限是根据档案的保存价值确定的保存年，列于每一个条款的后面

附注：对条款及其保管期限所作的必要注解和说明

总说明：指出保管期限表的适用范围、制定依据、结构、批准施行时间、保管期限的计算方法等。

档案保管期限表的结构

（国家邮政局机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表）

二、档案鉴定

（一）概述（鉴定档案的价值、鉴定档案的真伪）

鉴定档案的价值（归档鉴定、保管期限鉴定、到期鉴定）

2、档案价值鉴定的原则

从国家和人民的整体利益出发

全面的观点

公内容特征、文件的来源、形成时间等因素

分析档案材料的整体作用和个别价值

社会对档案的需求

历史的观点

3、档案价值鉴定的标准

包括：职能标准（不同级别的机关，永久档案所占比例不同）

来源标准：本机关形成的文件材料是保存的重点。

内容标准：文件的名称、文本、我形特征等。

相对价值标准

指被鉴定的档案与其他档案 和保管费用之间相比较而存在的价值。

（三）档案馆的收集

1、档案馆的收集范围

接收、保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用在价值的非国有档案

收集途径

接收

征集：征收散存档案、散失档案和其他有关文献

寄存：档案资料以外的各类企事业单位及属于公民个人所有的档案资料提供保管服务，保管期间档案所有权仍归寄存者

档案的收集范围：

各级综合档案依法接收本级下列组织机构的档案

国有企业、事业单位是由档案档馆接收进馆的

（国家档案局9号令）

新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围

本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围

综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企业

国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收

收集电子档案和纸质档案的数字化副本

收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备

省级以上接收保管期限为永久，省级以下档案馆接收保管期限为永久和30年以上

（2）接收要求和手续

完整性、规范性

接收要求：相关资料、清点核对，并在交接文据，上签名盖章

3、现行机关档案的接收

档案馆馆藏的主要来源

接收期限：档案形成到档案馆接收进馆之前的时间

实施办法规定：

省20年接收范围的档案

县级档案馆10年

5年 :处电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交

接收方法：

逐年接收

定期接收：3年或5年，效率较高

现在基本是定期接收

4撤销机关 档案的接收

由撤销机关负责整理和鉴定由主管机关代管

几个机关：其档案作为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交

当机构发生变化时，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆

5、国有企业资产与产权变动档案处置与接收

国企资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行；

党群工作、行政管理档案，移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆

生产技术管理、经营管理档案，由双方商定，可移交接收方，或移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆

基建档案、设备仪器档案，随其实体归属。

产品、科技档案，按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理。

会计档案，按《会计档案管理办法》执行。

干部职工档案，按《干部档案工作条例》有关规定执行。

国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企事业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案行政管理部门指定有关的企业代为保管。

国有企业依法实行破产的，暂无去处的档案，移交企业主管部门或所在地国家档案馆。

国有企业实行股份合作制，其档案原则上由改制后新设立的企业管理在，也可向企业主管部门或所在地国家档案馆移交。

6、重大活动档案的接收

影响重大的活动，各级国家档案馆应提前接收进馆。应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案。

7、社会档案的征集和寄存

征集的对象：散存档案

征集的途径：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。

征集方法：接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。

寄存以自愿为原则，可以是无偿的，也可以是有偿的。

（二）档案室的收集

1、加强对归制度的宣传

归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务。

2、对文件形成的超前控制

解决文书处理制度、文件格式规范等方面存在的问题

3、对文件积累、归档的监督和指导

对文件积累、归档的监督和指导是档案室的一项基本职责

4、全面检查归档的质量

检查归档文件是否齐全完整，能否反映主要职能活动和重大活动，保管保管期限划分是否准确

5、加强平时收集工作

对归档制度的一种补充措施

档案收集

（一）档案收集的内容和要求

档案收集是

档案馆：接收现行机关的档案

接收撤销机关的全部档案

征集存在在社会上的档案

与图书馆、博物馆、纪念馆交换档案

档案室：接收本单位需要归档的文件材料

2、档案收集要求

科学组织

明确本单位哪些材料需要归档，制定有操作性的归档制度。

对档案馆而言，要编制进馆全宗名册

信息完整

对于档案室而言，收集起来的文件材料要能够全面反映单位主要职能活动和基本面貌

对档案馆而具有30年以上保存

结构优化

收集工作的重要目标

材料的门类是否齐全

材料是否具有可用性

标准控制

通过标准化管理的手段来保证进馆档案的质量

档案收集

1. 档案室收集（接收本单位需要归档的文件材料）
2. 档案馆收集

• 接收现行机关的档案
• 接收撤销机关的全部档案
• 征集散存在社会上的档案
• 与图书馆、博物馆、纪念馆交换档案

档案管理的主要研究对象：
档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用。

档案室的收集:一:加强对档案制度的宣传1.归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务。二:对文件形成的超前控制1.解决文书处理制度，文件格式规范等方面存在的问题。三:对文件积累，归档的监督和指导。1.对文件的监督和指导是档案室的一项基本职责 四.全面检查归档的质量1.检查归纳文件是否齐全完整，能否反映主要职能活动和重大活动，保管期限划分是否准确。五:加强平时收集工作1.加强平时收集工作是对归档制度的一种补充cuo shg