档号的编制原则：唯一性原则，合理性原则，稳定性原则，扩充性原则，简单性xuanw

联合全宗判定档案所属全宗:1.关键是确认档案的形成者 2.立档单位的发文 3.立档单位的收文 4立档单位的内部wen jiam

(四)特种载体 档案管理

1、传统照片档案的整理

照片档案；芯页

收集范围：

重点工作、重大活动、重要会议的照片

重点建设项 目\重点科研的照片

领导人\著名人物和国际友人参加号本单位\本地区有关的重大公务活动的照片

城乡建设、重点工程、名胜古迹

照片档案的整理要求

照片和底片按年度-问题分开，其次是进行底片分类

2、数码照片的整理

应为JPEG\TIFF\RAW格式

鉴定：

没有归档价值的或重复的照片必须剔除

反映同一朝九场景的数码照片一般只收集一张。

应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未回味修饰剪裁。

根据照片内容划分保管期限。

照片号=保管期限+年度+照片组号+张号

刻盘：保存到脱机载体上。光盘载体的选择：档案级光盘，归档寿命大于20年

3、磁带、录音带、录像带、光盘的整理

4、实物档案的整理

奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章、公务礼品等。

编制目录：注明档号、荣誉

会计核算材料的归档

财政部、国家档案局2015年修订并以79号令发布

移交本档案机构或者档案人员集中统一管理。

归档要求和手续

编制移交清册，清点、核对，填写交接单，签字盖章。

区分核算单位

会计档案的分类

编制立卷类目

立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注

（5）平时归卷

目的是加强文件的日常管理

主要措施：建立和健全平时归卷制度；要 平时归卷的物质条件；注意平时的清查和归卷

卷内文件和排列与编目

排列方法：按文件的时间先后顺序；

按文件的重要程度排列。

按排定顺序依次编写页或件号

装订成册的案卷，应逐页编写页号

不装订的案卷，加档号章。

拟写案卷题名

档号的编制

全宗名称——类目名称——案卷题名——处年月——保管期限——本卷共件页——归档号

硬卷皮卷脊项目；卷盒盒脊格式

排列案卷

按保管期限排列，即将案卷分别按永久、30年、10年排列。

案卷目录是对已系统化排列的案卷逐一编号登记成册，固定案卷排列顺序，使立卷工作最终得以完成。

按名称特征立卷

按名称（文种）进行分类和组卷

按时间特征立卷

按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。

按地区特征立卷

按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷

按通讯者特征立卷

进行工作联系而形成的文件往来通讯关系的两具单位进行分类和组卷。

立卷准备工作

立卷工作会议；业务培训；收集和清理；机关档案室的业务指导和监督。

符合档案保护要求：降低成本、简便易行；

相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致， 不同期限的装订方式应相对统一。

不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、燕尾夹、热熔胶

编页——装盒

文件材料整理：备考表

排架：

不是省直单位电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》2014年、GB/T18894等标准的应用系统。

传统整理方法：立卷

立卷特征，按文件的基本特征

文书处理总站或人员将办理完毕的原则

按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷。

按作者特征立卷

按文件的责任者进行分类和组卷

归档文件目录

序号——档号——文号——责任者——题名——日期——密级——页数——备注

文件目录封面

全宗号——全宗名称——年度——保管期限——机构问题

9  纸质归档文件整理

归档文件的修整

破损进行修裱

字迹模糊进行复制；

锈蚀、易氧化的金属物装订用品；对过大的文件进行折叠。

装订

各页按一定方式对齐便于将来翻阅利用

装订材料与保管期限要求相匹配

永久——线装

定期——线装

年度保管期限：

永久、30年、10年

（6）归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，归档文件按时间结合事由排列。

（归档文件的编号）

应依分类方案和排列顺序逐件编号

必要项为：全宗号、年度、保管期限、件号和页数，选择项为：机构问题

（全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限、页数）

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料

加盖归档章的时间。

编写档号：

唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件

将不同报纸的新闻报道材料与发出去的通稿装订在一起，以通稿的标题作为报道材料的题名。

行政审批和行政处罚材料一般按卷来整理。

件内文件排序

复文在前，来文在后；文件处理单在前，收文在后。

（5）归档文件的分类方法：

年度分类法；机构问题分类法；保管期限分类法。

按机构问题分类：采用机构分类

分类方案：

年度——机构问题——保管期限

年——保管期限——机构问题

年度——保管期限

（2）纸件整理的原则：

形成规律，保持文件之间的有机联系；便于保管和利用；便于计算机管理或计算辅助管理；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

（3）基本概念

归档文件：立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料；

文件整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列编号、编目等装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。

（4）组件

件：归档文件的整理单位。一般以每份文件作为一件；

正文与附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复件为一件。

正本与翻译本 为一件

报表、名册、图册等一册为一件

简报、周报等材料一期为一件

会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

档案整理实务

（二）文件材料整理

方法 ：传统整理方法——立卷

新的整理方法——组件

整理原则：

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分文件不同价值；便于保管和利用。

1、新的整理方法：组件

2000年12月6日颁布实施

2015年修订，10月25日发布，2016年6月1日实施。

意义：

有利于提高和控制档案质量；有利于提高归档整理的效率；便于深化档案信息资源开发；适应档案现代化管理。

二、档案整理实务

归档；文件材料整理；会计核算材料整理；特种载体材料整理。

（一）归档

是将办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案室保存的过程；

1、归档范围

凡是对本单位工作具有查考利用价值的文件材料均需归档；

机关按国家档案局8号令

企业按国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行；

#归档范围包括四个方面

反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）不归档范围

归档时间

3、归档要求

齐全、完整

按时归档

严格办理归档交接手续

(四)档号和目录的编制

原则：唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；扩充性原则；简单性原则。

2、全宗号-安卷目录号-案卷号-件、页（张）号

2015年12年 颁布出台新的档号结构：

全宗号—档案门类代码。年度-保管期限-机构（问题）代码件号

3、档号的编制方法

全宗号用四位代码标识；

第一位用汉语拼音字母标识全宗属性

后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗有顺序号；

在一个档案馆里面，全宗号不能够重复。

4、目录的编制

固定档案案卷（件）实体位置

立卷整理，应编制案卷目录；

编制方法有：按年度编制、按保管期限编制、按内部机构编制；

组件整理的，应编制归档文件目录。

（三）全宗内档案的分类

1、分类的基本要求

按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次的类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排列等内容。

分类应遵循的基本要求：

客观性；逻辑性；可操作性。

2、分类方法

（1）年度分类法

根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法；

（2）组织机构分类法

根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构全宗内档案分成不同的类别。

（3）问题分类法

也称事由分类法，按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别；

（4）门类分类法

分成不同的类别，分成文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。

（5）职能分类法

按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别；

在实际工作中，全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年度——组织机构分类法、组织机构——年度分类法、年度——问题分类法、问题——年度分类法等。

全宗内档案的分类注意：

机构分类标准和问题分类标准，二者只能择其一。

当几种分类标准结合运用时，现行机关一般是以年度为首要分类标准，机构或问题其次；撤销机关则可将机构或问题为首，年度其次。

3、分类方案的编制

（1）机关全宗分类方案的编制

（2）企业全宗分类方案的编制

内设机构独立或并入

原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；

如果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为新立档单位全宗 组成部分。

（3）立档单位其他变化情况的全宗处理

立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分。

立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分。

立档内设机构的增减，短期停止活动，以的又恢复等，其全宗应继续延续；

临时性机构，一般不构成新的全宗。

4、全宗的补充形式

（1）联合全宗

联合全宗，是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分公开赛而作为一个全宗以待的档案整体；

前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的文件已经混杂在一起，无法区分；

合署办

公的机关，即“一个单位、两块牌子”，彼此形成的文件实为“一个整体”，无法分开（如纪委(省监察厅)）

（2）汇集全宗

汇集全宗

汇集全宗，也称全宗汇集，是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

（3）档案汇集

是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。

档案汇集：暂时必的管理措施

5、判定档案所属全宗

关键是确定档案的形成者；立档单位的发文；立档单位的收文；立档单位的内部文件。

1、全宗的概念

是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体

基本含义：

全宗是一个有机整体，同一全宗的档案不能分散

一定的历史活动中形成的

以一定的社会单位为基础而构成的，具有相对稳定性

2、文档单位有其构成条件

立档单位，又称全宗构成者，指形成全宗的单位或个人；一个独立从事活动的机关或组织就一个立档单位，其形成的全部档案就构成一个全宗。

构成条件：可以独立行使职权，单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权

3、立档单位变化对全宗划分的影响，(1)政权更迭的全宗处理

不同政权中的机关，虽然职能相同或相近，但其所属的政权发生了更迭，其档案应构成不同的全宗。

新中国成立前后存在的政治性质不明显的立档单位，如企业、学校、医院等，其档案可以统一作为一个全宗。

党派、政治团体、社团和宗教组织

新中国成立前后存在的政治色彩较强的事业性质的立档单位，如军事院校、警察学校、干部学校等；

无论是否存在在政权更迭，以及政治立场、信仰

（2）立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

新设立一个机关；新设立的机关符合立档单位的构成条件，就构成新的独立全宗；

撤销一人独立的机关；一人独立的机关（立档单位）被撤销，其全宗终止。

几个立档单位合并或兼并

合并应分别构成各自的全宗，全并后的新单位所形成的档案构成一个新的全宗；

如果一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并时终止；兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。

立档单位分立

一个单位被分立成两个或两个以上的立档单位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；分立后各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。

3、档案整理的原则

形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用

（1）保持文件之间的历史联系

指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系

文件在来源上的联系；

文件在时间上的联系；

54我国的第一部宪法

文件在内容上的联系

 以行政许可为例，将同一事项的审批组成一个案卷

文件在形式上的联系

（2）充分利用原有的整理基础

是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系进行重新整理

原有整理结果基本可用；原有整理状况明显不合理；原有整理结果基本不可用——重新整理

（3）便于档案的保管和利用

是档案整理工作的出发点和根本目的。

保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考虑档案保管和利用的方便。

纸质文件材料的；照片的保管条件；磁性载体的保管条件

2、档案整理的内容和步骤

系统化（区分全宗）-全宗内档案的分类-立卷-案卷

编目的基础（档号编制-案卷目录-拟写-封面的填写-文件目录的填写-备考表的填写）

（1）区分全宗

将同一个单位或同一个个人形成的文件材料集中在一起整理

1841年，法国提出尊重全宗原则

1881年，德国提出“登记室原则”

1898,

荷兰推出《档案整理与编目手册》

(二)全宗内档案的分类

分类方法选择

分类方案拟定

（三）立卷组件

文书档案：组件

基建档案、科研档案和业：立卷

（四）案卷件的排列

年度、组织机构、保管期限

5、档号编制

6、案卷目录（归档文件目录）编制